理事会 · 用户操作文档

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功能概述

「理事会」用于维护总会理事会、监事会及自定义机构，按届次查看当前届和往届任职人员，并完成机构设置、历届名单导入及换届归档。

路径：机构管理 → 理事会

使用角色

角色	职责
秘书处 / 管理员	维护理事会机构、职务关联、届次、当前任职及历届名单
任职业务管理员	在任职列表中添加、编辑、离任或导入当前届任职
小程序用户 / 会员	在相关名录或个人中心查看本人任职信息，无后台编辑权限

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流程图

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一、使用前提

使用理事会前，建议先完成：

1. 在 机构管理 → 职务设置 中创建理事会需要的任职职务；
2. 确认任职职务的角色等级、排序和申请限制正确；
3. 确认当前届起止日期；
4. 当前届任职人员资料和所属机构已准备完整；
5. 当前账号拥有理事会、任职列表及届数设置相关权限。

理事会机构关联的是任职职务，不是会员等级。会员等级应在 会员管理 → 会员等级 中维护。

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二、认识理事会页面

按届查看

页面左上角可选择 第 N 届，并显示该届开始日期和结束日期。进入页面时，系统优先选择后端标记的当前届。

控件	说明
按届查看	切换当前查看的届次
历届	进入届数设置，新增、编辑届次或执行换届
添加机构	新建理事会下属机构

机构列表

列	说明
机构名称	理事会、监事会或自定义机构名称
详情	当前届进入任职列表；往届打开历届任职成员
设置	修改机构名称、说明及包含职务
删除	删除自定义机构

名称为“理事会”或“监事会”的系统机构不显示删除按钮；其他自定义机构可按权限删除。

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三、新增理事会机构

1. 进入 机构管理 → 理事会。
2. 点击 添加机构。
3. 填写机构信息。
4. 选择该机构包含的任职职务。
5. 点击 提交。

机构信息

字段	说明
组织名称	必填，最多 20 个字符
组织说明	必填，最多 128 个字符
包含职务	必须至少选择一个任职职务

选择职务

1. 点击 选择职务。
2. 查看各职务的机构类型、名称和说明。
3. 勾选当前机构需要包含的职务。
4. 点击 确定。
5. 在已选列表中复核职务。

可点击已选职务右侧的 移除 取消关联。移除只解除当前机构与职务的关系，不会删除职务设置。

选择时应优先使用理事会类型的任职职务，避免把专委会或服务中心职务错误关联到总会理事会机构。

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四、设置和删除机构

设置

1. 在目标机构右侧点击 设置。
2. 修改机构名称或说明。
3. 点击 选择职务 调整包含职务。
4. 点击 提交。

调整职务关联会影响任职列表中的机构筛选和可选职务。已有任职数据时，修改前应核对关联影响。

删除

1. 点击自定义机构右侧的 删除。
2. 阅读删除提示。
3. 确认删除。

删除后关联数据会丢失且不可恢复。删除前应确认：

• 机构不再使用；
• 当前届和历届没有需要保留的关联；
• 任职列表中没有需要迁移的人员；
• 下游名录或通知没有依赖该机构。

“理事会”和“监事会”为系统保留机构，不能在本页删除。

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五、维护当前届任职人员

当页面选择的是系统标记的 当前届 时：

1. 找到目标机构。
2. 点击 详情。
3. 系统进入 机构管理 → 任职列表，并自动带入该理事会机构筛选。
4. 在任职列表中添加、编辑、导入或办理离任。

当前届任职人员的日常维护不在理事会列表中直接完成，以任职列表中的生效记录为准。

常用操作包括：

• 添加任职；
• 编辑人员和职务；
• 任职导入；
• 办理离任；
• 导出任职数据；
• 生成任职证书。

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六、查看和导入往届成员

当页面选择的不是当前届时，点击机构 详情 会打开“机构名称－任职成员”弹窗。

列表字段

• 任职；
• 姓名；
• 手机号；
• 单位名称；
• 单位职务；
• 有效期至。

切换届次

详情弹窗优先使用理事会页面当前选择的届次。可通过 历届 进入届数设置后选择其他届次。

导入历届名单

1. 确认详情弹窗显示正确机构和届次。
2. 点击 导入名单。
3. 下载“历届会员导入模板”。
4. 按模板填写数据。
5. 点击 上传文件，选择 Excel 文件。
6. 点击 开始导入。
7. 导入成功后复核成员列表。

导入文件必须包含：

• 任职；
• 姓名。

导入会写入当前选中的届次。上传前务必核对届次，避免把往届名单导入错误届期。

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七、届数设置

点击理事会页面的 历届 进入届数设置。

页面展示：

• 全部届数；
• 届数名称；
• 开始时间；
• 结束时间；
• 编辑和任职入口。

新增届数

1. 点击 新增届数。
2. 系统按现有数量生成下一届名称。
3. 选择开始日期和结束日期。
4. 点击 确定。

开始时间和结束时间不能为空，且开始时间必须早于结束时间。

编辑届数

1. 点击目标届次右侧的 编辑。
2. 修改开始日期和结束日期。
3. 点击 确定。

修改届期可能影响当前届识别和按届展示，保存前应确认时间没有交叉或颠倒。

查看该届任职

点击某届右侧的 任职，返回理事会页面并自动选择对应届次。

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八、执行理事会换届

换届前准备

1. 检查当前届任职列表是否完整；
2. 处理错误职务、重复人员和应离任记录；
3. 新增下一届，并填写正确起止日期；
4. 确认下一届届次编号大于当前届；
5. 必要时先导出当前任职数据留档。

操作步骤

1. 进入 理事会 → 历届。
2. 点击 换届。
3. 在“准备换届到”中选择当前届之后的届次。
4. 核对新一届时间。
5. 点击 确定。
6. 再次确认换届操作。

系统只允许换到当前届之后的届次，不能向前换届。若没有可选届次，应先新增下一届。

换届结果

理事会换届会：

1. 将当前任职列表保存到历届中；
2. 将选定届次设为新的当前届；
3. 清空当前任职列表，供管理员录入新一届人员。

换届会影响全部当前任职数据，属于高风险操作。执行后应立即检查：

• 当前届是否正确；
• 原任职人员是否能在往届中查到；
• 当前任职列表是否已清空；
• 新一届人员是否需要重新添加或导入。

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九、与其他功能的关系

功能	与理事会的关系
职务设置	提供机构可关联的理事会任职职务
任职申请	审核通过后形成正式任职记录
任职列表	维护当前届实际在任人员
届数设置	管理届期并执行换届归档
分支机构	独立管理专委会、服务中心及其届次
会员大会	按会员等级划分组织，与理事会任职体系不同

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十、小程序用户侧

小程序用户通常不能直接编辑理事会配置。

根据系统其他模块配置，用户可能在以下场景看到理事会数据：

• “我的”中的任职身份；
• 协会通讯录或任职名录；
• 机构介绍或会员风采；
• 任职申请和审核结果。

展示结果依赖当前届、机构职务关联、任职状态及相关公开设置。

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十一、异常排查

看不到“理事会”菜单

确认当前账号拥有 机构管理 → 理事会 的菜单权限。

页面没有可选届次

点击 历届 → 新增届数，先创建届次并设置起止日期。

添加机构时没有可选职务

1. 前往 机构管理 → 职务设置；
2. 选择理事会对应的机构类型；
3. 创建任职职务；
4. 返回理事会重新选择。

当前届点击详情后没有人员

1. 检查任职列表是否存在该机构的正常任职记录；
2. 检查人员是否被设置为已离任；
3. 检查机构和职务关联；
4. 检查是否错误选择了其他届次。

往届成员为空

1. 确认选择了正确届次；
2. 确认换届时原任职已成功归档；
3. 必要时使用 导入名单 补充历史成员；
4. 检查当前查看的机构是否正确。

无法换届

1. 是否已经设置当前届；
2. 是否新增了当前届之后的届次；
3. 新届开始和结束日期是否有效；
4. 当前账号是否有换届权限。

换届后当前任职列表为空

这是代码定义的正常结果：换届会先归档当前任职，再清空当前任职列表。请录入或导入新一届人员。

无法删除机构

“理事会”和“监事会”为系统保留机构，不显示删除按钮。自定义机构删除失败时，检查权限和关联数据。

历届导入失败

1. 是否先选择了届次；
2. 是否上传 Excel 文件；
3. 文件是否包含“任职”和“姓名”；
4. 任职名称是否与系统职务一致；
5. 是否将数据导入了错误届次。

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入口速查

操作	管理后台
理事会	机构管理 → 理事会
新增/设置机构	理事会 → 添加机构 / 设置
当前届任职	理事会 → 当前届 → 详情 → 任职列表
往届成员	理事会 → 选择往届 → 详情
历届名单导入	往届详情 → 导入名单
届数设置	理事会 → 历届
换届	理事会 → 历届 → 换届
任职职务	机构管理 → 职务设置
任职申请	机构管理 → 任职申请
任职列表	机构管理 → 任职列表
分支机构	机构管理 → 分支机构
会员大会	会员管理 → 会员大会

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