服务订单 · 用户操作文档

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功能概述

「服务订单」用于统一管理协会各类 服务、活动报名及其他收费业务的订单。秘书处可按业务类别、支付状态、支付方式、发票状态、分会和时间等条件查询订单，处理 现场缴费、退款、开票、发货、订单备注 等后续事项。

本页面也可进入 服务费用，维护活动报名中可复用的附加费用资料；服务费用属于订单产生前的基础配置，实际订单处理以本页面列表为主。

路径：财务管理 → 服务订单

使用角色

角色	职责
秘书处 / 管理员	查询订单、处理退款、开票、发货、备注及导出
活动/业务管理员	查看所属业务订单，跟进报名、支付和发票
小程序用户	选择服务或活动费用、完成支付、申请发票并查看结果

与相近功能的区别

功能	说明
服务订单	各类服务和报名收费订单的综合管理，本文档所述
服务费用	维护可被活动引用的费用名称和会员/非会员价格
对公转账	专门复核用户上传的对公转账凭证
会费缴纳	维护会员会费记录及会费预警
支付流水	汇总查看支付交易流水，不承担报名订单的完整业务处理

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流程图

秘书处使用流程（管理后台）

用户使用流程（小程序）

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第一步：认识订单列表

顶部统计

指标	说明
订单数	当前筛选条件下的订单数量
实付金额	当前筛选条件下的实际支付金额
退款金额	当前筛选条件下已退款或退款相关金额

常用筛选

条件	说明
类别/事项	按业务类别和具体事项筛选，如活动报名、培训费用、考试费用、展会报名等
支付人	搜索支付人的单位、姓名、手机号
支付状态	按待复核、已到账、未到账、已退款等状态筛选
筛选	展开更多筛选条件
重置	清空当前筛选条件

更多功能

功能	说明
导出	导出当前筛选条件下的订单
服务费用	进入服务费用基础资料维护页面
支付流水	查看支付交易流水
发票流水	查看发票处理记录
微信支付对账	进入微信支付对账页面

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第二步：查看订单字段

列	说明
支付时间	订单完成支付或提交支付的时间
订单编号	订单唯一编号，适合用于客服、财务和订单核对
类别	订单所属业务类型
事项名称	活动、培训、考试、展会或其他收费事项名称
支付人	姓名和手机号
单位名称	支付人所属单位
被支付对象 / 参会者	由业务类型决定，显示缴费会员、报名人员等
发票抬头	用户提交的个人或单位开票抬头
支付选项	具体票种、服务费用或其他收费项目；金额可点击查看订单详情
支付方式	小程序支付、支付宝支付、对公转账、微信支付、现场支付或其他
支付单号	支付渠道返回的交易单号
支付结果	当前到账、退款或付款状态
订单备注	管理员维护的订单说明
开票状态	当前发票处理状态
操作	根据订单状态显示现场缴费、退款、开票、发货等操作

订单金额可能同时显示退款金额；查看订单详情时，应结合实付金额和退款金额判断实际收款情况。

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第三步：按条件查询订单

类别与事项

在 类别/事项 中先选择业务类别，再输入事项名称进行联想搜索。选择具体事项后，列表只显示该事项的订单。

可查询的业务范围包括：

• 会费缴纳
• 活动报名
• 培训费用
• 考试费用
• 入会申请
• 证书申领
• 展会报名
• 项目申报
• 继续教育等

不同协会和版本的业务类型可能不同，以页面实际显示为准。

高级筛选

展开 筛选 后可使用以下条件：

条件	使用场景
支付方式	区分微信支付、对公转账、现场支付等
发票状态	筛选待开票、已开票、无需开票、开票失败等
管理员	按负责管理员查看订单
选择分会	总会按分会筛选
选择日期	按订单日期范围查询
订单编号/订单备注	精确定位订单或备注内容
发票类型	按个人或单位发票筛选
发票信息	搜索发票抬头、税号或备注
缴费会员/入会会员	会费缴纳或入会申请场景下按会员搜索
签到状态	选择具体活动后，按参会签到状态筛选
支付选项	选择具体票种或服务费用

如需重新开始查询，点击 重置，再设置新的筛选条件。

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第四步：处理支付状态

待复核

订单显示 待复核 时，通常表示用户选择了对公转账或现场支付，尚未完成人工确认。

处理方式：

1. 进入 财务管理 → 对公转账；
2. 按事项、支付人或日期找到订单；
3. 核对支付凭证、银行到账情况和付款金额；
4. 根据实际情况确认到账、驳回修改或终止；
5. 返回服务订单查看后续业务状态。

具体复核步骤见《对公转账》操作文档。

已到账

已到账 表示支付已被确认。根据业务类型，后续可能还需要：

• 审核报名信息；
• 处理开票；
• 发货；
• 通知用户；
• 进入活动参会人员列表跟进。

未到账

未到账 表示付款未确认或用户终止了支付。应先确认是否需要继续等待、联系用户或在对公转账页面补充处理。

无需付款

金额为 0 的订单可能显示 无需付款。此类订单不需要进行收款复核，但仍可能产生报名、服务使用或后续开票规则，需按业务流程处理。

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第五步：处理退款

当用户或业务产生退款申请时，订单可能进入退款相关状态。

退款处理中

订单显示 等待退款 时，具备权限的管理员可点击 退款，按页面提示确认退款。

退款前请核对：

1. 订单编号和支付人；
2. 退款金额；
3. 退款原因；
4. 是否已开票；
5. 是否已经发货或产生其他不可逆业务结果。

已退款

退款完成后，订单显示 已退款，列表可能同时保留原支付金额和退款金额。退款完成后，应同步检查报名状态、服务资格、发票和发货记录。

拒绝退款

如不满足退款条件，可点击 拒绝退款，并向用户说明原因。拒绝前应确认订单确实不符合退款规则，避免重复处理。

退款操作受管理员权限控制；按钮不显示时，通常是订单状态或当前权限不满足操作条件。

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第六步：处理发票

开票状态

列表中的 开票状态 可能包括：

状态	说明
待开票	用户已提交开票需求，等待管理员处理
已开票	发票已生成，可查看或发送通知
无需开票	用户未申请发票或该订单不支持开票
开票中	发票正在处理
开票失败	开票未成功，可查看失败原因
已红冲	原发票已完成红冲
红冲处理中	红冲操作正在处理

开票操作

订单满足支付和开票条件后，操作列显示 开票。点击后：

1. 选择发票类型：个人或单位；
2. 单位发票按需选择普通发票或专用发票；
3. 核对发票抬头、税号及接收信息；
4. 确认开票金额；
5. 保存并提交开票。

已开票订单可能显示 再次开票 或 详情。自动开票场景下，可在详情中查看开票结果。

开票通知与红冲

• 发票生成后，可通过发票状态旁的消息图标发送 开票通知；
• 符合条件的订单可执行 红冲；
• 红冲前请确认订单和发票信息，操作后应重新核对发票状态。

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第七步：处理发货

如果订单关联收货地址，操作列会显示 发货 或 已发货。

发货

1. 核对支付结果和收货地址；
2. 点击 发货；
3. 填写物流信息；
4. 保存发货结果；
5. 确认订单显示 已发货。

已发货订单不应重复发货。如需更换物流信息，应先核对当前物流状态，再按系统允许的操作处理。

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第八步：维护订单备注与导出

订单备注

点击 订单备注 的编辑图标，输入补充说明，关闭编辑区域后保存。

备注适合记录：

• 用户沟通结果；
• 退款核实情况；
• 发票补充说明；
• 发货处理情况；
• 其他内部跟进信息。

备注不应替代正式的退款、开票或支付复核操作。

导出订单

1. 先设置需要的筛选条件；
2. 点击 更多功能 → 导出；
3. 在确认框中确认当前搜索范围；
4. 下载导出文件。

导出结果按照当前筛选条件生成。导出前应检查日期、事项、支付状态和分会条件，避免范围过大或过小。

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第九步：简要维护服务费用

服务费用用于活动报名中的附加费用，不是本页的订单记录。

点击 更多功能 → 服务费用，可维护：

内容	说明
费用分类	住宿、餐饮、资料等服务费用分类
费用名称	活动费用设置中可选择的名称
费用说明	用户端展示的补充说明
会员价	会员使用价格
非会员价	非会员使用价格

在活动编辑页添加附加费用时，选择已维护的费用名称，系统会带入相关说明和价格。修改或删除公共服务费用前，应确认是否已有活动引用。

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第十步：关联支付流水与对账

支付流水

进入 更多功能 → 支付流水，查看支付渠道、交易日期、订单号、金额、支付状态和收入/退款情况。

微信支付对账

进入 更多功能 → 微信支付对账，用于核对微信支付订单与平台记录。

对公转账

对公转账订单不以支付流水作为最终到账依据。应进入 财务管理 → 对公转账，核对凭证和银行到账情况，再确认订单是否已到账。

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用户端使用要点

用户在小程序活动或服务页面中：

1. 查看服务或活动说明；
2. 选择票种或附加服务；
3. 根据会员身份查看会员价或非会员价；
4. 填写报名信息；
5. 选择支付方式；
6. 完成微信支付，或选择对公转账并上传凭证；
7. 在 我的 → 我的订单 查看支付结果；
8. 根据业务配置申请发票、查看电子发票或物流信息。

若活动设置 附加费用必填，用户提交前必须选择该项。支付方式、开票范围和凭证要求由具体业务的支付设置决定。

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异常排查

找不到订单

1. 检查类别/事项是否选择错误；
2. 检查支付人关键字是否完整；
3. 检查日期范围；
4. 检查分会、管理员和支付状态筛选；
5. 点击 重置 后重新查询。

订单显示待复核

对公转账或现场支付订单需要人工处理。进入 对公转账 核对凭证和到账情况，不要直接按微信支付订单处理。

订单无法退款

1. 检查订单是否处于可退款状态；
2. 检查是否已有退款记录；
3. 检查当前管理员是否拥有退款权限；
4. 确认订单是否已开票、发货或产生其他业务限制。

开票按钮不显示

可能原因：

• 订单尚未到账；
• 订单金额为 0；
• 用户未申请发票；
• 订单已开票；
• 当前业务不支持开票。

开票失败

查看 开票状态 的失败提示，核对发票抬头、税号、接收信息和金额；修正资料后再按页面允许的方式处理。

发货按钮不显示

订单未关联收货地址，或当前业务不需要发货。先确认业务是否配置了实物寄送和用户收货信息。

服务费用在活动中找不到

进入 更多功能 → 服务费用，确认费用分类和费用名称已保存；返回活动费用设置重新打开并选择。

用户看到的价格不正确

核对服务费用中的会员价、非会员价，以及活动中保存的费用设置。已保存的活动可能保留旧价格，需要重新确认并保存活动费用。

导出数据范围不正确

导出使用当前筛选条件。请先检查事项、日期、支付状态、分会和管理员筛选，再重新导出。

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入口速查

操作	管理后台	小程序
服务订单	财务管理 → 服务订单	—
查询订单	服务订单 → 类别/事项、支付状态、筛选	我的 → 我的订单
退款/拒绝退款	服务订单 → 操作 → 退款 / 拒绝退款	—
开票	服务订单 → 操作 → 开票	我的订单 → 申请发票
发货	服务订单 → 操作 → 发货	我的订单 → 查看物流
订单导出	服务订单 → 更多功能 → 导出	—
服务费用维护	服务订单 → 更多功能 → 服务费用	—
支付流水	服务订单 → 更多功能 → 支付流水	—
发票流水	服务订单 → 更多功能 → 发票流水	—
对公复核	财务管理 → 对公转账	我的订单 → 上传凭证

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