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活动台账

活动台账 · 用户操作文档

功能概述

「活动台账」用于管理专委会活动从申请、筹备、开展、汇报到归档的全过程。专委会按阶段提交表单和材料，总会秘书处负责确认、退回、推进、回退及最终归档。

路径：机构管理 → 活动台账

使用角色

角色 主要职责
总会管理员 / 秘书处 配置阶段和任务、查看全部专委会活动、确认或退回材料、推进或回退阶段、完成归档
专委会管理员 查看本专委会活动、发起活动、填写阶段任务、重提退回材料、添加补充材料

角色差异

功能 总会管理员 / 秘书处 专委会管理员
查看范围 本协会全部专委会活动 仅本专委会活动
按专委会筛选 支持 不显示
阶段任务配置 支持 不支持
发起活动 不支持 支持
提交阶段任务 不显示提交入口 支持
确认、退回任务 支持 不支持
推进、回退、归档 支持 不支持
添加补充材料 不支持 支持
删除活动 支持 仅可删除本专委会活动

本功能没有活动导入、导出和独立的“编辑活动”入口。

流程图

一、使用前提

开始使用活动台账前，应确认：

  1. 当前账号已获得 机构管理 → 活动台账 菜单权限；
  2. 专委会管理员使用的是正确的专委会管理身份；
  3. 总会已经完成阶段任务配置；
  4. 第一阶段第一项任务已经配置为可用的活动申请表；
  5. 各阶段任务已配置表单字段，尤其是必填任务；
  6. 总会和专委会已明确材料确认、阶段推进及归档责任人。

未初始化阶段配置时，专委会不能发起活动，页面会提示“尚未初始化阶段配置，请联系总会管理员”。

二、总会配置阶段和任务

总会管理员进入 机构管理 → 活动台账，点击右上角 阶段任务配置。

专委会账号不能进入阶段任务配置页面。

2.1 一键生成默认配置

首次使用且页面显示“暂无阶段配置”时：

  1. 点击 一键生成默认阶段与任务；
  2. 阅读生成数量提示；
  3. 点击 确定生成；
  4. 系统生成 5 个阶段、16 个任务及其表单；
  5. 按实际管理制度调整阶段、任务和字段；
  6. 点击底部 保存配置。

默认配置如下：

阶段 默认任务 必填 可多份
申请中 活动申请表 是 否
申请中 活动预算表 是 否
申请中 举办承诺书 是 否
筹备中 场地合同申请表 是 否
筹备中 活动预算表（细化） 是 否
筹备中 物料采购申请表 是 是
筹备中 供应商资质材料 是 是
筹备中 报名方案设置表 否 否
筹备中 嘉宾邀请回执汇总 否 是
进行中 现场签到记录表 否 是
进行中 突发事件记录表 否 是
待汇报 活动汇报表 是 否
待汇报 费用结算单 是 否
待汇报 发票凭证 是 是
待汇报 活动照片 / 课件 否 是
已归档 归档资料清单 是 是

“已归档”是默认最后一个业务阶段名称。活动进入该阶段后仍需完成任务，最后由总会点击 完成归档，活动才真正变为已归档状态。

2.2 申请表单的确定规则

系统将排序第一的阶段中、排序第一的任务作为 申请表单。专委会点击“发起活动”时填写的就是这张表单。

配置时应确保：

  • 第一阶段第一项任务确实用于活动申请；
  • 表单包含活动主题、活动类型、开始时间和结束时间；
  • 固定业务字段不要改作其他用途；
  • 第一阶段和第一项任务的排序调整后，重新确认申请入口是否符合预期。

默认申请表包含以下核心字段：

字段 是否必填 用途
活动主题 是 回填活动名称
活动类型 是 回填列表中的活动类型
开始时间 是 回填活动开始时间
结束时间 是 回填活动结束时间
活动地点 否 回填活动地点
预计规模（人） 否 回填预计人数
负责人 否 回填负责人；不填时使用发起人姓名

系统要求开始时间不能晚于结束时间。

2.3 新增和调整阶段

每个阶段卡片支持：

  • 修改阶段名称，最多 32 个字符；
  • 点击 上移、下移调整阶段顺序；
  • 点击 新增阶段，在当前阶段后插入新阶段；
  • 点击 删除，删除阶段及其任务；
  • 查看任务数量和必填任务数量。

阶段名称不能为空。新增、改名和排序只会先保存在当前页面，必须点击底部 保存配置 才会生效。

删除已保存的阶段前，系统会二次确认。若页面还有其他未保存修改，系统会先尝试保存，再执行删除。

2.4 新增和调整任务

在目标阶段中点击 新增任务：

  1. 填写任务名称；
  2. 设置是否必填；
  3. 设置是否可多份；
  4. 点击 确定；
  5. 点击底部 保存配置；
  6. 保存成功后点击任务右侧 配置字段；
  7. 设置该任务需要填写或上传的字段。

任务名称最多 64 个字符且不能为空。

设置 含义
必填 未达到确认要求时会阻止正常推进，需要特批才能越过
可多份 同一任务可提交多条记录，例如多张发票、多个供应商材料
非必填 不阻止正常推进，但仍可按需要提交

新任务保存前没有正式表单，直接点击“配置字段”会提示先保存配置。

2.5 删除任务

  1. 点击任务右侧 删除；
  2. 阅读确认提示；
  3. 点击确定；
  4. 点击底部 保存配置。

任务删除会连同其表单一起处理。删除前应确认不再需要该任务。

2.6 保存和离开页面

阶段名称、顺序、任务、必填和可多份设置采用整单保存：

  1. 完成全部调整；
  2. 检查页面中的“未保存”标记；
  3. 点击底部固定区域的 保存配置；
  4. 等待“保存成功，仅对新活动生效”提示。

有未保存修改时离开页面，系统提供：

  • 留在本页；
  • 放弃修改并离开；
  • 保存并离开。

不要在修改后直接关闭浏览器。浏览器会尝试提示，但仍应优先使用页面内保存按钮。

2.7 配置变更对活动的影响

阶段任务配置保存后：

  • 新发起活动使用最新配置；
  • 已发起活动继续使用创建时的阶段和任务快照；
  • 页面会提示仍按旧配置推进的在途活动数量；
  • 总会需进入相关活动详情，按需点击 同步未走到阶段。

已走过阶段和当前阶段不会被同步，避免覆盖已经发生的业务记录。

三、认识活动台账列表

进入 机构管理 → 活动台账。

3.1 阶段节点

页面顶部显示：

  • 全部活动；
  • 各配置阶段；
  • 每个阶段下的活动数量。

点击阶段节点即可筛选当前处于该阶段的活动。阶段下拉框与顶部节点使用同一筛选条件。

3.2 筛选条件

筛选项 说明
专委会 仅总会显示，只列出专委会类型机构
阶段 按当前所在阶段筛选
日期范围 按活动开始时间筛选，包含起止日期
活动名称 / 负责人 模糊搜索活动名称或负责人

专委会管理员只能查询本专委会活动，即使通过其他方式传入专委会条件，也不会扩大数据范围。

3.3 列表字段

字段 说明
活动名称 点击可进入详情
专委会 活动所属专委会
活动类型 发起活动时从申请表回填
阶段 当前阶段；已完成活动以灰色标签显示
起止时间 活动计划开始和结束日期
负责人 申请表填写的负责人，未填时取发起人
操作 详情、删除

3.4 待处理角标

活动名称旁可能显示红色待处理提示：

登录角色 角标含义
总会管理员 “待确认 N”，表示该活动有 N 份材料等待总会确认
专委会管理员 “待重提 N”，表示该活动有 N 份材料被退回，需要修改重提

角标为 0 时不显示。

3.5 分页

列表支持切换每页条数和页码。删除当前页最后一条活动后，系统会自动回退到上一页，避免停留在空白页。

四、专委会发起活动

专委会管理员进入活动台账，点击右上角 发起活动。

总会账号不能发起活动。

操作步骤

  1. 打开活动申请表；
  2. 逐页填写表单；
  3. 检查活动主题、类型、时间、负责人等信息；
  4. 按需要填写“申请说明”，最多 500 个字符；
  5. 点击 提交申请；
  6. 页面提示“已提交，等待总会秘书处确认”；
  7. 返回活动台账查看新活动。

活动提交后，系统会：

  1. 以当前阶段配置创建一条独立活动流程；
  2. 写入活动名称、类型、起止时间等台账信息；
  3. 将活动申请表作为第一份待确认任务提交；
  4. 把活动置于第一阶段。

注意事项

  • 活动主题、活动类型、开始时间和结束时间是系统必需字段；
  • 表单必填项不完整时不能提交；
  • 申请说明可以不填，系统会使用默认说明；
  • 预计规模应填写有效数字；
  • 页面提示“尚未配置字段”时，应联系总会检查申请表单；
  • 页面提示“尚未初始化阶段配置”时，应由总会先生成或配置阶段。

活动名称、类型、时间等列表字段在发起时写入台账。之后重提或修改申请表答案，不会自动更新列表中的这些固定信息。

五、查看活动详情

在活动列表中点击活动名称或 详情。

详情页由以下区域组成：

  1. 活动基本信息；
  2. 活动总览；
  3. 阶段进度和任务清单；
  4. 操作流水。

5.1 活动基本信息

页面显示：

  • 活动名称；
  • 所属专委会；
  • 活动类型；
  • 起止时间；
  • 活动地点；
  • 预计规模；
  • 负责人；
  • 发起人；
  • 发起时间。

真正完成归档后，活动名称旁显示 已归档。

5.2 活动总览

活动总览包含两个页签。

表单记录

逐份显示全部阶段的提交记录：

  • 阶段；
  • 任务；
  • 提交人；
  • 提交说明；
  • 提交时间；
  • 确认状态；
  • 确认人和确认时间。

总会可对待确认记录执行 确认 或 退回。

申请汇总

按“阶段 + 任务”聚合提交记录，显示份数和整体确认状态。

  • 单份任务可直接查看；
  • 多份任务点击 展开，再逐份查看、确认或退回；
  • 汇总状态优先显示最需要处理的状态：待确认、已退回、已确认。

5.3 阶段进度

阶段条显示活动的完整阶段和当前阶段。

  • 点击某个阶段可查看该阶段任务；
  • 当前阶段可以执行相应操作；
  • 非当前阶段显示“非当前阶段，仅可查看”；
  • 页面显示当前阶段必填任务完成数量。

5.4 操作流水

操作流水记录：

  • 提交任务；
  • 确认任务；
  • 退回任务；
  • 推进阶段；
  • 特批推进；
  • 回退阶段；
  • 完成归档。

每条流水包含阶段、操作内容、备注、操作人和时间，可用于追溯活动处理过程。

六、专委会提交阶段任务

专委会管理员在活动详情的当前阶段任务清单中操作。

6.1 任务状态

状态 含义
未提交 尚未提交任何材料
待确认 已提交，等待总会确认
已确认 总会已确认
已退回 总会退回，等待专委会修改并重提

6.2 提交单份任务

  1. 找到状态为“未提交”的任务；
  2. 点击 提交；
  3. 填写或上传表单内容；
  4. 填写必填的“提交说明”，最多 500 个字符；
  5. 点击 提交；
  6. 等待总会确认。

单份任务提交后，在被退回前不能再次新建一份。

6.3 提交可多份任务

可多份任务适用于发票、供应商材料、照片等可能存在多条记录的内容。

  1. 第一次点击 提交；
  2. 提交成功后，需要增加记录时点击 再提交一份；
  3. 多次重复，直至材料完整；
  4. 点击 展开查看，核对每一份的状态。

系统不限制可多份任务的提交份数，应避免重复提交同一材料。

6.4 重提被退回的任务

  1. 查看“已退回”记录及退回原因；
  2. 点击该份记录的 重提；
  3. 系统回显原表单答案和提交说明；
  4. 按退回意见修改；
  5. 重新填写或确认提交说明；
  6. 点击 提交；
  7. 等待总会再次确认。

重提复用原提交记录，不会增加份数。可多份任务有多条退回记录时，应展开任务并逐份确认重提对象。

6.5 查看提交记录

  • 单份任务点击 查看；
  • 多份任务点击 展开查看 后逐份查看；
  • 查看弹窗为只读，不可直接修改；
  • 需要修改被退回记录时必须使用 重提。

6.6 添加补充材料

专委会可在当前阶段添加临时材料：

  1. 点击任务清单下方 + 补充材料；
  2. 输入材料名称，最多 64 个字符；
  3. 点击确定；
  4. 在新材料右侧点击 配置字段；
  5. 设置需要填写或上传的字段；
  6. 返回活动详情；
  7. 点击 提交 完成材料提交。

补充材料具有以下规则：

  • 只能由专委会在当前阶段创建；
  • 活动归档后不能创建；
  • 不计入阶段必填完成度；
  • 未提交前可以删除；
  • 删除时会同时删除该材料表单，且不可恢复；
  • 已有提交记录后不再显示配置和删除入口。

七、总会确认或退回材料

总会管理员可从以下位置处理待确认材料：

  • 活动总览 → 表单记录；
  • 活动总览 → 申请汇总 → 展开多份；
  • 当前阶段任务清单。

7.1 确认材料

  1. 点击待确认记录的 查看；
  2. 核对表单内容和附件；
  3. 点击 确认；
  4. 按需要填写确认意见，最多 500 个字符；
  5. 再次点击确认。

确认意见可以不填。确认后记录状态变为“已确认”。

7.2 退回材料

  1. 点击待确认记录的 查看；
  2. 确认需要修改的内容；
  3. 点击 退回；
  4. 填写退回原因，最多 500 个字符；
  5. 点击 确认退回。

退回原因必填。退回后：

  • 记录状态变为“已退回”；
  • 专委会台账出现“待重提”角标；
  • 专委会可以查看退回原因并在原记录上重提；
  • 重提后重新变为“待确认”。

7.3 多份任务处理

多份任务必须展开后逐份处理，避免把确认或退回操作应用到错误材料。

处理前应核对：

  • 份次；
  • 提交人和提交时间；
  • 提交说明；
  • 当前确认状态；
  • 表单及附件内容。

八、总会推进活动阶段

总会在活动详情右上方点击 推进阶段。

8.1 正常推进

当前阶段所有必填任务均已确认时：

  1. 点击 推进阶段；
  2. 检查当前阶段和目标阶段；
  3. 查看必填完成数量；
  4. 填写推进说明，最多 500 个字符；
  5. 点击 确认推进。

推进成功后，活动进入下一阶段。

8.2 特批推进

必填任务未全部确认时，系统列出缺口，并自动进入特批推进方式：

  1. 点击 推进阶段；
  2. 核对未完成的必填任务；
  3. 判断是否确需越过缺口；
  4. 填写推进说明；
  5. 点击 确认特批推进；
  6. 按钮文案变为“再次点击确认特批推进”；
  7. 再次点击完成特批。

特批推进会写入操作流水。只有在业务上确需跳过材料时使用，并应在推进说明中写明原因。

8.3 推进限制

  • 只有总会可以推进；
  • 推进说明必填；
  • 正常推进要求必填任务全部确认；
  • 有必填缺口时只能特批推进；
  • 最后一个阶段不能继续推进，应使用 完成归档；
  • 活动已归档后不能推进。

九、总会回退活动阶段

活动处于第二阶段及以后时，总会可以回退到上一阶段。

操作步骤

  1. 点击 回退阶段；
  2. 核对回退目标阶段；
  3. 填写回退说明，最多 500 个字符；
  4. 点击 确认回退。

重要规则

  • 第一阶段不能回退；
  • 每次只能回退到上一阶段；
  • 回退说明必填；
  • 回退不会清空原有任务提交和确认状态；
  • 回退后应检查上一阶段任务，明确需要补交、重提还是仅作复核。

不要把“回退阶段”理解成撤销历史操作。所有原记录和流水仍会保留。

十、同步在途活动的未来配置

总会修改阶段任务配置后，未完成活动仍使用发起时的旧配置。

当活动详情出现“阶段配置有更新”提示时：

  1. 阅读新增、改名、移除的阶段和任务摘要；
  2. 点击 明细 查看具体差异；
  3. 确认只需更新尚未走到的未来阶段；
  4. 点击 同步未走到阶段；
  5. 阅读“已过阶段与当前阶段不变”的提示；
  6. 点击确定同步；
  7. 查看同步结果。

同步规则

  • 只有总会可以同步；
  • 已完成归档的活动不能同步；
  • 已走过阶段不变；
  • 当前阶段不变；
  • 只处理未来阶段；
  • 未来阶段中已有确认记录的内容可能被跳过；
  • 同步完成后应重新检查阶段数量、任务和必填设置。

本功能没有批量同步入口，需要逐个进入活动详情处理。

十一、完成归档

活动进入最后一个阶段后，总会完成最后阶段任务，再执行归档。

操作步骤

  1. 确认当前已经是最后一个阶段；
  2. 检查归档资料及其他任务；
  3. 处理所有待确认或被退回材料；
  4. 点击 完成归档；
  5. 按需要填写完成说明；
  6. 点击确定；
  7. 页面提示“已完成归档”。

完成说明可以不填。

归档后：

  • 活动状态变为已完成；
  • 详情显示“已归档”；
  • 不能再提交、重提、确认、退回、推进或同步配置；
  • 原表单、确认记录和操作流水仍可查看。

归档前必须确认材料完整。当前界面没有“取消归档”入口。

十二、删除活动

总会可删除任意专委会活动，专委会管理员可删除本专委会活动。

操作步骤

  1. 在活动台账列表找到目标活动；
  2. 点击 删除；
  3. 核对活动名称；
  4. 阅读“关联数据会丢失且不可恢复”的提示；
  5. 点击确定。

活动删除后，其阶段流和任务记录将从管理界面中消失，不能通过页面恢复。

删除前建议：

  • 确认不是误选活动；
  • 先查看活动详情和操作流水；
  • 对需要留档的材料另行保存；
  • 已归档活动原则上不要删除。

十三、重要业务规则

13.1 台账信息是发起时快照

活动名称、类型、时间、地点、预计规模和负责人在发起时从申请表回填。后续修改或重提申请表答案，不会自动更新这些台账字段。

如台账基本信息填写错误，当前系统没有独立编辑入口，应结合业务情况决定重新发起或联系技术人员处理。

13.2 阶段配置按活动快照运行

每个活动发起时都会复制当时的阶段、任务和表单配置。以后修改全局配置，不会自动改动在途活动。

13.3 必填以“已确认”为完成

必填任务不是提交后就算完成，而是需要总会确认。处于待确认或已退回状态时，正常推进仍会判定为存在缺口。

13.4 可多份任务逐份管理

可多份任务的每条记录都有独立状态。总会应逐份确认或退回，专委会也应逐份查看和重提。

13.5 非当前阶段只读

历史阶段和未来阶段可以查看，但不能在其中提交任务。只有当前阶段可以提交或添加补充材料。

13.6 本功能不关联活动发布模块

活动台账用于专委会内部活动过程管理。当前代码未将台账活动自动创建为其他活动报名模块中的公开活动。

十四、异常排查

看不到“活动台账”菜单

  1. 检查账号是否已分配 “活动台账” 菜单；
  2. 重新登录刷新菜单；
  3. 确认当前协会已启用相关功能。

总会看不到“发起活动”

这是正常设计。活动只能由专委会身份发起，总会负责配置、审核和推进。

专委会看不到“阶段任务配置”

这是正常设计。阶段任务配置仅限总会秘书处操作。

无法发起活动

  1. 是否使用专委会账号；
  2. 总会是否已初始化阶段配置；
  3. 第一阶段是否存在第一项任务；
  4. 申请表是否已经配置字段；
  5. 活动主题、类型、开始时间和结束时间是否完整；
  6. 开始时间是否晚于结束时间；
  7. 预计规模是否为有效数字。

活动提交后列表信息不正确

列表字段取自首次发起时的申请表。检查申请表固定字段是否被改名、改用途或重复配置。后续修改答案不会自动回写列表。

任务无法提交

  1. 是否为专委会账号；
  2. 是否正在查看当前阶段；
  3. 活动是否已经归档；
  4. 任务是否已配置表单字段；
  5. 表单必填项是否完整；
  6. 是否填写提交说明；
  7. 单份任务是否已经处于待确认或已确认状态。

看不到“重提”

  1. 记录是否确实为“已退回”；
  2. 是否正在当前阶段；
  3. 是否为活动所属专委会账号；
  4. 多份任务请展开后逐份查看。

总会无法确认或退回

  1. 记录是否为“待确认”；
  2. 活动是否已经归档；
  3. 多份任务是否已展开并选中正确份次；
  4. 页面数据是否已被其他管理员处理，刷新后重试。

无法正常推进

  1. 是否为总会账号；
  2. 推进说明是否填写；
  3. 必填任务是否全部为“已确认”；
  4. 当前是否已经是最后一个阶段；
  5. 活动是否已归档。

存在必填缺口时，应补齐材料或使用特批推进，不能按正常推进处理。

回退后任务仍显示已确认

这是正常设计。回退只改变当前阶段，不会重置历史任务状态。

配置修改后活动没有变化

这是正常设计。新配置默认只用于新活动。进入在途活动详情，查看是否出现配置差异提示，并按需同步未走到阶段。

无法同步阶段配置

  1. 是否为总会账号；
  2. 活动是否已归档；
  3. 是否确实存在未来阶段差异；
  4. 未来阶段是否已有确认记录而被保护性跳过。

无法添加或删除补充材料

  1. 是否为专委会账号；
  2. 是否在当前阶段；
  3. 活动是否已归档；
  4. 删除的补充材料是否已有提交记录；
  5. 材料名称是否为空或超过 64 个字符。

活动详情显示不存在

  1. 活动是否已被删除；
  2. 当前专委会账号是否属于该活动；
  3. 详情链接中的活动参数是否完整；
  4. 重新从活动台账列表进入。

入口速查

操作 入口
活动台账列表 机构管理 → 活动台账
阶段任务配置 活动台账 → 阶段任务配置（仅总会）
发起活动 活动台账 → 发起活动（仅专委会）
查看详情 活动名称或操作列 → 详情
查看全部提交 活动详情 → 活动总览 → 表单记录
按任务查看汇总 活动详情 → 活动总览 → 申请汇总
提交或重提任务 活动详情 → 当前阶段任务清单
添加补充材料 当前阶段任务清单 → + 补充材料
确认或退回 表单记录、申请汇总或任务清单
推进或回退 活动详情 → 阶段进度右上方
同步未来配置 活动详情 → 阶段配置差异提示
完成归档 最后阶段 → 完成归档
查看处理历史 活动详情 → 操作流水
删除活动 活动台账列表 → 删除

依据管理后台及服务端现有活动台账、阶段任务和表单代码整理。更新：2026-10-12。

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